Março de 2020: Diante da necessidade de isolamento social da população e do trabalho remoto dos profissionais, a pandemia exigiu um cenário imediato de transformação digital e novas práticas na Universidade Alto Vale do Rio do Peixe (UNIARP).
Foram necessárias ações práticas e rápidas não apenas na área acadêmica, mas também no administrativo. “Assim como aconteceu com todos, nós também fomos surpreendidos no dia 17 de março de 2020 e tivemos que nos reinventar. Não foi apenas migrar do trabalho presencial para o remoto, mas transformar um processo físico em digital”, relata Tayta Regina Driessen de Farias Reis, do setor Financeiro da UNIARP.
Em apenas dois dias, diante do problema a ser solucionado, houve a união das equipes e a solução: integração dos documentos arquivados em uma nuvem, ligada ao ERP, que significa “Enterprise Resource Planning”, ou sistema de gestão integrado.
Por ser uma Fundação Educacional, a UNIARP preza pela transparência e pelas boas práticas de gestão, desde o processo da compra de um equipamento ou da contratação de um serviço, até o pagamento. Este processo exigia muitos documentos impressos. “A maioria dos processos começa com uma solicitação de um setor ou curso que vai para a aprovação da diretoria baseado em um valor estimado após alguns orçamentos. Depois o setor de Compras faz mais uma tentativa para renegociar o preço, prazo de entrega e condições de pagamento. Quando se trata de serviço, muitas vezes esse processo também envolve uma minuta de contrato e além disso, temos a nota fiscal. Colocar tudo isso em papel para detalhar cada pagamento é muito importante”, explica Tayta. “A cada mês utilizávamos três caixas de arquivo morto para guardar toda essa documentação, mas do dia para a noite isso teve que mudar. E só foi possível porque na UNIARP, além de trabalharmos em equipe, a gente pensa em equipe”, completa.
Logo no início da pandemia, o colaborador Alexandre Batista Carneiro, que atuava no setor de Compras, precisou pensar rápido para dar continuidade ao trabalho, mesmo sendo remoto. “No dia que tivemos que começar a trabalhar remoto eu pensei que para a gente seria complicado. Então combinei com a Tayta que todos os dias eu passaria na Universidade recolhendo as notas entregues com as mercadorias que continuariam chegando ou deixadas em baixo da porta e levaria na casa dela para conferência. Eu fui uma única vez na casa dela levar nota fiscal”, comenta. Depois, foi implantado o novo processo e tudo ficou integrado.
O colaborador Sidnei Roberto Duarte, coordenador de TI recebeu a demanda do setor financeiro e prontamente, começou a buscar a solução. “Não era só deixar esses documentos em nuvem, mas vincular cada um deles ao seu lançamento dentro do nosso sistema operacional. Na mesma hora eu disse sim para as duas demandas e já falei com o Marcelo, nosso analista programador”, relata.
Solução rápida
“Na hora que o Sidnei me ligou detalhando a necessidade do financeiro de integrar documentos arquivados em uma nuvem ao nosso ERP já veio a solução na cabeça. No dia seguinte começou a funcionar e desde então eles não utilizam mais impressão – está tudo em nuvem e é muito mais fácil localizar uma nota fiscal com um click do que pegar em uma caixa de arquivo morto”, afirma Marcelo Wollmann Figueiró, analista programador.
A sala, antes ocupada com caixas de documentos do setor financeiro, agora está liberada e será utilizada em breve pelos colaboradores da Universidade. “Houve a demanda, nossas equipes atuaram com rapidez e agilidade e agora, os processos estão digitais, com respostas mais rápidas. Desde 2020, não temos mais papel armazenado. E os colaboradores vão ganhar um espaço exclusivo para usar nos intervalos”, informa Tayta.
